秘書必見!役員のスケジュール管理・調整のコツ。失敗したときのリカバー方法は?

秘書の代表的な仕事といえば、上司のスケジュール管理ですよね。お客様からのアポイントを入れたり、出張の際には飛行機や宿泊先の手配をすることもあります。失敗できない仕事なのですが、もしも失敗してしまったら…。今回はスケジュール管理や調整のコツ、失敗しないように心がけることなどをご紹介します。

秘書の主な仕事内容とは?

秘書といっても役員秘書や議員秘書、医療秘書など職種によって仕事はさまざまですが、共通する代表的な業務は以下の通りです。

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・スケジュール管理

秘書の代表的な仕事といえばスケジュール管理ですね。

効率よく仕事ができるようにスケジュールを管理します。

出張の際は、航空機・ホテルなどの手配をするのも仕事です。

会議が行われるときには、会議室の確保・会議案内の作成・会場設営などを行います。

・電話対応・メール、郵便物のチェック

アポイントの電話やメールの対応を行ったりするのも秘書の仕事です。

必要があれば上司に電話を取り次いだり、外出中や出張中で留守のときには伝言を承り、伝言を預かった際も緊急性を考え伝えるタイミングを判断したり、簡単に見えて実は重要な仕事です。

郵便物も上司が見やすいように整理し、セミナーのお知らせやダイレクトメールなどは上司宛でも必要な部署へ渡したり、親展以外は封を開けておくなどさまざまな工夫と気配りが大切です。

・来客対応

来社されたお客様の対応をします。

受付嬢や秘書は会社の顔といっても過言ではありません。

失礼がないように対応しなければいけません。

上司が不在の場合は伝言を受けたり、書類を預かったりするときもあります。

・書類整理

上司の会議資料や確認済みの書類をファイリングしたりするのも秘書の仕事です。

マル秘の重要書類は鍵付きの書庫へ入れたり、ときには名刺の整理をしたり、地味ですが意外と時間のかかる仕事です。

・交際業務

取引先との食事会やゴルフコンペなどの接待の準備や、冠婚葬祭の電報の手配、お中元・お歳暮手配、ご案内状やお礼状などの文書作成など、交際業務も多岐に渡ります。

・経費精算

上司の出張旅費の精算や交際費の精算なども秘書の仕事です。

役員のスケジュール管理・調整のコツは?

いろいろな仕事がある中、スケジュールの管理をこなすのも大変ですよね。

しかし秘書がつくということはもっと上司は多忙な日々を送っています。

まずは常にスケジュールは最新のものを共有することが大事です。

毎朝スケジュールを渡し、確認するのもいいでしょう。

スケジュール管理のコツはデジタルでもいいですが、アナログでも絶対に管理すること!

手帳でもいいですし、エクセルでカレンダーなどを作って印刷してもいいです。

アナログは長期的な予定を一目で見ることができます。

またスケジュール変更を上司から電話などで言われたときもすぐに書き込むことができます。

取引先などからアポイントをお願いされたときには、いくつか候補日をいただくようにしましょう。

上司のスケジュールを見ながら、役員会などすでに明らかに無理な日程を言われたときには、その旨を伝えます。

また、現在スケジュールが開いているからといって、勝手に『空いているので会えます。』といったような、秘書が会うかどうかを決めてはいけません。

仕事の状況で会えないお客様の場合もありますし、公式な予定表に予定が入っていなくても入れ違いで予定が入っていたり、何か用事がある可能性もありますので、必ず役員に確認を取るようにしましょう。

すでに前後の時間帯に会議や来客が入っているときは、少し時間に余裕を持つようにしましょう。

また応接室が複数ある場合は、違う部屋の予約を取っておくと少々来社時間が重なってしまったときもスムーズにご案内ができます。

出張の際も、時間に余裕があるように組みましょう。

忙しい上司やせっかちな上司はタイトなスケジュールになることもありますが、明らかに無理なスケジュールは組まないようにしましょう。

飛行機は空港に最低でも30分以上は前についていないと慌ただしいことになります。

また常に時間を気にしながら取引先に訪問したりするのも失礼ですよね。

役員のスケジュール管理を失敗しないために…

秘書の失敗は役員の失敗そして会社の失敗につながるので十分に注意が必要です。

常に上司とスケジュールを共有しましょう。

それでも失敗してしまうことはあります。

秘書も人間ですからね…。

まず自分のミスに気づいた時点で、素直に認めましょう。

次にできることがないか冷静に考えましょう。

対処できないときには、素直に謝り早急に役員に伝え指示を受けましょう。

素直にミスを認める、謝るということができない人は多いものです。

よくあるのはアポイントが重なってしまったということです。

その場合は、どちらを優先するか上司に相談しましょう。

スケジュール変更をお願いする取引先には、アポイントが重なってしまったと伝えるより、上司の急用と伝える方がいいでしょう。

「30分待ってもらえないか?」などと伺ったり、直近で会える日を何日かお伝えするといいでしょう。

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また訪問先に遅れてしまうときは、遅れるとわかった時点で連絡を入れるようにしましょう。

スケジュール管理は確認作業が大事!

スケジュール管理は1つのミスが大きなミスにつながることがあります。

日頃から確認作業を怠らないことが大事です!

飛行機やホテルの予約がちゃんと入っているか、会議の出席者には連絡したかなど、細かい気配りを忘れないようにしましょう。

また最近は台風や雪などで天候も悪いことが多く、公共交通機関も乱れることがあります。

出張の際には天候にも注意し、出先から戻れない場合はホテルを早めに手配するなど対策しましょう!

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