兼務秘書の仕事のコツ。本業とのバランスをうまく取るための秘訣3つ

秘書課に所属し、秘書の仕事のみをする人もいますが、秘書課ではなく別の部署に所属しながら、所属部署の上長の秘書をする人もいいます。そのような秘書を「兼務秘書」と呼んでいます。秘書の仕事のみであれば、ボスを最優先できるのですが、他にも兼務している秘書は仕事のバランスを取るのが大変です。本業と上手にバランスを取るコツを紹介します。

兼務秘書ってなに?

兼務秘書とは冒頭でもお話したとおり、秘書課に所属する専任秘書とは違い、上司と同じ部署に所属し、上司の補佐だけではなくその部署の仕事もこなす秘書のことです。

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兼務秘書は大企業の役員秘書に多い傾向があります。

部署によって兼務する仕事はさまざまですが、秘書の仕事がメインというよりは、所属している部署の仕事がメインといえるでしょう。

兼務秘書のメリットとデメリット

兼務秘書はたくさん仕事がありそうで大変なイメージですが、兼務秘書であるメリットはあるのでしょうか?

兼務秘書のメリットは、部署の仕事もしながらやっているので、上司が求めている専門的なこともわかることです。秘書だけやっていると、自分の会社の業務内容をくわしく知る機会が少ない傾向にあります。

わかりやすくいうと、例えば洋服屋さんだったとしましょう。

秘書だけをやっている人より、デザイナー兼秘書、販売員兼秘書の方が、商品のことをくわしく聞かれてもわかりますよね?

つまり専門知識もある秘書になれるということです。

また、兼務することにより、仕事の優先順位を考えながら、スケジュールを組むので、手際よく複数の仕事をこなす力も身につきます。

異動してもさまざまなことがわかるので、苦労が少ないという利点もあります。

デメリットは、秘書という仕事として認められず、やって当たり前だと思われてしまうことが多いことでしょうか。

秘書というより、雑用・庶務なんて呼ばれてしまう傾向があります

また部署の急ぎの仕事とボスの急ぎの仕事にはさまれたり、ボスから秘書の仕事と部署の仕事を同時に頼まれ急かされるなんてこともあります。

筆者は兼務秘書ですが、このようなことがよくあり、『私が何人いると思っているんだ?5人くらいいると思っているのか?』と感じることもありました。

せっかちな上司の兼務秘書は実際のところかなり重労働です。

また、秘書の仕事はメインではないので、目標設定のときにも公にはできず、あまり評価の対象にならないというデメリットもあります。

大変な仕事をしているのに、納得できないという秘書もいるかもしれませんが、同じ部署の人は大変さがわかっても、他の部署にはわかりにくいことがあります。

そのため自分のレベルにあっていない低い仕事をしていると見られがちになります。

部署の仕事をメインにやっていることにした方が見栄えもよく、評価しやすいのです。

秘書の仕事と他の仕事のバランスをうまく取るための秘訣

兼務秘書は他の仕事とバランスを取ることが大切です。

どんなことに気をつければいいのか見ていきましょう!

・緊急性が高い仕事は持ちすぎない

仕事を選べない立場にはありますが、緊急性が高い仕事をたくさん持っていると、仕事が回らなくなります。

兼務秘書とはいっても、相手は役員なことに変わりないですから上司のことはできるだけ最優先しなくてはいけません。

そのため、急ぎの仕事ばかり担当するのは難しい状況になります。

急ぎの仕事が多く、兼務することがつらいと感じたら同じ部署の人に相談してみましょう。

・仕事の優先順位を常に考える

常に仕事の優先順位を考えて取り組みましょう。

上司のことが最優先かもしれませんが、あくまでも上司は社内のことです。お客さんを待たせるなど、取引先の信用を失うようなことをしてはいけません。

もしも、取引先より自分の仕事を優先しろなんていってくる上司がいたら、ちょっと人間性を疑いますが、決して顔には出さないように!

冷静に自分が今置かれている状況を説明し、上司の仕事は待ってもらいましょう。

そのような正論が通じない上司に効果的なのは、『あの仕事はまだか。』と言われたときに、あまりの忙しさに1㎜も手をつけていなくても、『今、行っている最中です。』と伝えましょう。

せっかちな上司や自分を優先して当たり前という上司に対しては、『やっていません。』とまったく手をつけていないというと不機嫌になってしまうパターンが多いのです。

そのため、やっている途中という雰囲気を出すのも一つの手です。

・なるべく仕事を残さない

中には毎日忙しい人もいるとは思いますが…。今日は余裕がある日だな…と感じても、期限が決まっている仕事はなるべく後に残さないようにしましょう。

いつ上司から無茶な指令が飛んでくるかわかりません。

なるべく余裕をもって取り組みましょう。

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バランスを取って上手に時間を使おう

上司のスケジュールも大切ですが、兼務秘書は自分のスケジュールも上手に立てる必要があります。

大変ではありますが、秘書の仕事をやっているだけよりもやりがいはアップしますし、何より将来性が広がります。

自分の部署のことも理解し、上司からも信頼されるような秘書を目指しましょう!

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