秘書はお茶出しに行ったときなど、名刺交換をしているシーンに遭遇することは多いですが、自ら名刺交換をすることはあるのでしょうか。また名刺交換をする場合どのようなことに気をつければいいのでしょうか。今回は秘書が名刺交換をするタイミングや、名刺交換の基本を紹介します。
社会人の基本！名刺交換の仕方
名刺交換のシーンは何度も見たことがあるけど、実際に自分が交換したことがないという秘書や内勤の人は多いのではないでしょうか。
社会人の基本ともいえる、名刺交換の仕方をチェックしていきましょう。
◇名刺交換の基本
・まずは名刺入れを素早く用意します。ポケットからなかなか出せなかったり、カバンの中をごそごそしたりするのはNGです。スマートに出せるようにしましょう。
・名刺入れから名刺を出し、両手で持ちます。名刺入れは名刺の下に敷くように持つのがポイントです。
・渡すときには名刺を差し出し、「○○株式会社 秘書課の田中りこと申します。」と略さずに会社名と肩書、フルネームをのべます。
・相手も名刺を持っている場合は右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取ります。受け取るときには「頂戴いたします。」とのべます。
・名刺を受け取ったら、すぐに左手で受け取った相手の名刺に右手をそえます。
◇名刺交換のマナー
名刺交換は一番目上の人から行うのがマナーです。でしゃばって先に出ないようにしましょう。
名刺交換をする際は、カウンター越しやテーブル越しなど、間に何かを挟んではいけません。
また名刺入れは必ず用意しましょう。名刺がそのままポケットからでてきたり、財布にいれていたりするのはマナー違反です。
名刺が汚れていないかも常にチェックしましょう。枚数が少なくなってきたら早めに注文しましょう。名刺は切らさないのがマナーです。
また相手の名刺を受け取るときには、会社名やロゴ、氏名の部分に指を置いて受け取るのは失礼なので、なるべく何も書いていないところを触るようにしましょう。
そして相手よりも名刺の位置を低くするのがポイントです。
受け取った名刺を面談中はテーブルの上に出しておくといいでしょう。
ちなみに並べ方は自分から見て左斜め上です。
テーブルの上に直接置かずに、自分の名刺入れを座布団にしましょう。
複数の人と名刺交換をした場合は、一番上の役職の方の名刺を名刺入れの上にのせ、残りの人はテーブルの上に置いても失礼にはあたりません。
大人数の場合は名刺入れの上には置かず、役職も関係なく、自分から見た相手の席順にを置くと名前を間違うことがないですよ。
名刺に相手の前で何かを書き込むのは失礼にあたるので注意してください。
受け取った名刺に日付や特徴などを書きこむのは席に戻ってからにしましょう。
万が一名刺を忘れてしまったという場合には、名刺交換の際、相手の名刺を両手で受け取り、「大変申し訳ありません。名刺を切らしておりまして…。○○株式会社 秘書課の田中りこです。よろしくお願いいたします。」というようにしましょう。
忘れまして…というより、切らしていましてという方がスマートです。
あとからでも名刺が欲しいといわれた場合には、郵送することもあります。
秘書は名刺交換するの？
秘書は名刺交換をするのでしょうか。
「○○の秘書です。アポイントの際は私に…。」なんて言うべきなのでしょうか。
結論からいうと、秘書は基本的に自分から「〇〇の秘書です！」なんていって名刺交換をしてはいけません。
上司に紹介されたときだけにしましょう。
秘書は謙虚であることが大切です。相手とアポイントの際に電話で話したなど、知っている相手だとしても、いきなり名乗るようなことはやめましょう。
上司と商談中なのに、話を中断させてまで名刺を渡すなんてことはもってのほかです。
秘書は上司から紹介されたときだけに名刺交換を行うのが基本で、自ら名刺を出すことはしないと覚えておきましょう。
例外として、上司に紹介されなくても、相手がアポイントの際に電話をいただいて話した相手で、来客時に、できたら今度のアポイントはメールでお願いしたいため、メールアドレスを知りたいので名刺がほしいなんて頼まれたときには渡しても大丈夫です。
このときに「上司の許可を取ります。」、「私は秘書の立場ですので…。」なんて断るのはなんだか感じが悪いですよね。
個人的なメールアドレスを聞かれているわけではないので、この場合は名刺交換をしましょう。
秘書は常に謙虚な姿勢で！
秘書はでしゃばってはいけません。
名刺交換も上司から指示があったときだけにしましょう。
ただし、名刺交換をすることはなかなかないため、いきなり言われ戸惑ってしまい、渡し方を間違うと恥ずかしい思いをします。
上司も恥ずかしい思いをさせることになるので、名刺交換のマナーはしっかりと覚えておきましょう。
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