いくら注意をしていても、やむを得ず体調不良などで会社を休むこともあるでしょう。社会人のマナーとして会社を急に休んだり、遅刻・早退をしたりするときは、早めに伝えなくてはいけません。今回は急に会社を休むことになったときの対処法や秘書として気をつけることを確認していきましょう。
会社を休むときにはどうしたらいい？
どんなに気をつけていても体調不良になってしまったり、自分ではなく家族が体調不良になってしまったり、悲しいことですが親戚の訃報があったり…と急に会社を休まなくてはいけない場面は誰にでも訪れます。
どうしても休まなければいけない理由であっても、休みますというのはなんとなく勇気がいりませんか？
繁忙期や、今日中にやらなくてはいけない仕事があるときはなおさら休みづらいです。
しかしこんなときこそ秘書の語彙力をいかしていきましょう。
まず会社を休むまたは遅刻することになったときは、社会人のマナーとして一般的には電話で上司に連絡しましょう。
始業時間の前に連絡するのが基本です。始業時間をすぎてからの連絡では、寝坊かと思われてしまう可能性があります。
遅刻などで、列車内に事故などで閉じ込められて電話ができないなど特殊な場合は、メールなどを使用してもかまいませんが、列車から降りたときに電話を一本入れるようにしましょう。
必ず伝えなければいけない内容は当たり前のことですが、「休む（遅刻する）理由」です。『今日は休みます。』だけでは、なぜ？と必ず理由を聞かれます。
休むということはそれなりの理由があるはずなのでくわしく説明しましょう。
またインフルエンザなどの体調不良や親族の葬儀などの場合は、1日の休みでは済まないときもあります。
何日くらい休むのかも伝えましょう。
次に、休むことによって仕事に影響がある場合は、そのことも忘れずに伝えましょう。
他の人にやってもらわなくてはいけないかもしれません。
実際に電話したときに伝えるときの例文を見ていきましょう。
『おはようございます。〇〇です。
大変申し訳ありませんが、昨日の夜から体調不良で朝も熱が下がらないため、急で申し訳ありませんが、病院に行ってまいりますので、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか？
今日の〇〇〇（仕事）は、□□さんにお願いしようと思っています。
ご迷惑をおかけし申し訳ありません。よろしくお願いします。』
このように、休むときは理由を簡潔にしっかり伝えましょう。
ちなみに「休みます！」と言い切るよりも、「休んでもいいでしょうか…」と下手に出る方がいいでしょう。
上司が出張中など不在の場合は先輩や同僚に伝えてもいいでしょう。
何度も体調不良なのに電話をするのはつらいですよね。
『あ～、今日は仕事行きたくないな。ずる休みしよう。』なんていう人がいるとはあまり思いたくありませんが、必ず連絡は入れてくださいね。
仕事中、急に用事ができてしまったら…
仕事中に突然具合が悪くなってしまったり、子供が風邪を引いた、両親がケガをしたなんて自分のことではなくても急用ができてしまったりすることはあるでしょう。
まず自分の体調不良のときは、無理はしないでください。
ちょっとした不調で毎回休むのは反感を買うかもしれませんが、会社で倒れるまで我慢したりはしないでください。
限界が来る前に、上司に相談しましょう。
自分のことではなく、家庭の事情の場合は状況をよく確認しましょう。
家族の体調不良のときは、他に付き添える家族がいるときは、仕事を切りのいいところまで済ませてから早退するなど、焦る気持ちはあると思いますが冷静になりましょう。
一刻を争うときはすぐに上司に相談して早退させてもらいましょう。
いないとは思いますが、間違っても何も言わずに会社を飛び出したりしないでくださいね。
秘書として休暇を取るときや遅刻・早退で気をつけること
秘書が休暇や遅刻・早退をするときにはどのようなことに気をつければいいのでしょうか？
基本的に社会人のマナーを守れば問題はないのですが、前もって休暇を取るときは、なるべく自分のボスの仕事に影響しないように配慮しましょう。
急に休むときも、自分以外に仕事をわかってくれる人がいると安心ですね。
そのためには普段から部署内での仕事の把握が大切です。
人に仕事を任せることが嫌いで、「私しか社長のことはわからないの！」と高飛車な態度の秘書は、急に自分が休むときに困りますし、周りにも迷惑をかけることになります。
秘書は機密事項も多いですが、ある程度通常の業務は把握し、万が一のときに備えるのが大切です。
休み明けにお詫びと感謝を忘れずに！
体調不良などで急に休まなくてはいけないということは誰にでも起こることです。
体調不良なのに無理して出てくるのは本人もつらいですし、なによりインフルエンザやノロウイルスなど感染力が強いものだとさらに迷惑をかける可能性もありますので気をつけましょう。
休んでしまったときは、出勤したときにお詫びとお礼を忘れずに！
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