上司が海外へ出張するとき秘書がすることは？連絡が取れないときはどうしたらいい？

最近は企業の海外進出も増えてきたため、上司が国内にとどまらず海外へも出張するという秘書も多いのではないでしょうか。初めて上司が海外へ出張する場合、秘書は何を準備したらいいのかよくわからないという人のために、上司のために秘書ができることを一緒に考えていきましょう

役員のスケジュール管理・調整のコツは？

いろいろな仕事がある中、スケジュールの管理をこなすのも大変ですよね。
さらに上司が海外まで進出となるとわからないことだらけで焦ってしまいます。
しかし秘書がつくということはもっと上司は多忙な日々を送っています。

海外出張ですることを確認する前に、役員のスケジュール管理のコツを確認していきましょう。

まずは常にスケジュールは最新のものを共有することが大事です。
毎朝スケジュールを渡し、確認するのもいいでしょう。

スケジュール管理のコツはデジタルでもいいですが、アナログでも絶対に管理すること！
手帳でもいいですし、エクセルでカレンダーなどを作って印刷してもいいです。
アナログは長期的な予定を一目で見ることができます。
またスケジュール変更を上司から電話などで言われたときもすぐに書き込むことができます。

取引先などからアポイントをお願いされたときには、いくつか候補日をいただくようにしましょう。

上司のスケジュールを見ながら、役員会などすでに明らかに無理な日程を言われたときには、その旨を伝えます。

また、現在スケジュールが開いているからといって、勝手に『空いているので会えます。』といったような、秘書が会うかどうかを決めてはいけません。
仕事の状況で会えないお客様の場合もありますし、公式な予定表に予定が入っていなくても入れ違いで予定が入っていたり、何か用事がある可能性もありますので、必ず役員に確認を取るようにしましょう。

すでに前後の時間帯に会議や来客が入っているときは、少し時間に余裕を持つようにしましょう。
また応接室が複数ある場合は、違う部屋の予約を取っておくと少々来社時間が重なってしまったときもスムーズにご案内ができます。

出張の際も、時間に余裕があるように組みましょう。
忙しい上司やせっかちな上司はタイトなスケジュールになることもありますが、明らかに無理なスケジュールは組まないようにしましょう。
飛行機は空港に最低でも30分以上は前についていないと慌ただしいことになります。

また常に時間を気にしながら取引先に訪問したりするのも失礼ですよね。

上司が海外出張するときに秘書が準備すること

上司が海外出張をするときに準備することを確認していきましょう。
まず当たり前ですが、パスポートを持っていない場合は、上司に作ってもらいましょう。

秘書が準備することは、国内出張と変わりはありません。
飛行機と宿泊先を手配しましょう。
今はネットでも簡単に手配できますが、日本のようにホテルのクラスがよくわからなかったり、航空会社も聞きなれないところだったり…なんてこともあります。
そんなときは旅行代理店に頼むといいですよ。
飛行機とホテルをセットで手配してくれますし、変更があったときにも柔軟に対応してくれます。

海外となると遠方のため、移動日の日のお客様とのアポイントには、いつもより余裕をもつようにしましょう。

また海外出張の際は、保険に入ることになるので、総務部や海外部などがある場合は相談するようにしましょう。

資料がある場合は、メールもありますが、紙で持ち歩きたいときには、出張先では印刷することが難しいこともありますので、忘れ物がないように注意しましょう。

役員など重役であればあるほど、海外出張をする際に稟議書が必要であったり、さまざまなところへ報告しなければいけないといったことがあったりするので、海外出張のときにはどのような手続きをすればいいのか、会社のルールをしっかりと確認しておきましょう。

上司が海外出張中に気をつけることは？連絡はどうしたらいい？

上司が海外へ出張中はどんなことに気をつければいいのでしょうか。
ほとんど国内出張と同じで、上司宛の連絡が来た際には、出張中という旨を伝え、戻り次第の連絡でいいのか確認しましょう。
基本的に行先は伝えませんが、相手がどうしても連絡を直接取りたいといった場合は、よっぽど極秘のプロジェクト以外は、遠方にいる・海外にいるため、と伝えてもいいでしょう。相手も海外にいると聞けば、待ってくれる場合もあります。
それでも連絡が取りたいといわれた場合は、時差等もあるので連絡を取って折り返すように伝えるといった方が無難です。

また海外なので、国内よりも上司となかなか連絡が取れないときもあります。
先方が急いでいるときは、上司のすぐ下の部長や課長など、管理職に対応してもらうといいでしょう。

上司が海外出張から戻ってきたら？

上司が海外出張から戻ってきたら、出張中にあった電話など報告事項を伝えましょう。
その後、旅費の精算を行いましょう。
会社によって計算方法が違うと思いますが、上司が出張中にその国のレートを調べておくといいでしょう。
また、当たり前ですが、海外は消費税がかかりません。
会計ソフトへ伝票を打ち込むというときは注意しましょう。

海外出張も国内出張も秘書の仕事は基本的に同じ

海外出張のときも、秘書が行うことは国内出張の手配と変わりはありません。
ただ、携帯電話があるとはいえ、連絡が国内よりも取りにくくなることもあります。
直近のスケジュールなど、確認できることは出張前に上司へ確認しておきましょう。