人事評価にかかせない!秘書の目標設定の書き方のコツ。

毎年人事の目標設定に頭を悩ませている秘書も多いのではないでしょうか。秘書の仕事はどうしても補佐という立場もあるので受け身な目標設定になりがちです。でもその受け身な姿勢が人事には評価されたりされなかったり…。今回は秘書の目標設定の書き方のコツをご紹介します。

目標設定ってなに?なんためにあるの?

そもそも目標設定とはなんなのでしょうか?

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人事評価をするために目標設定をする必要があるのです。

目標の達成度を確認し、どのくらい会社に貢献できたのか評価し、その評価(査定)が賃金にも影響します。

また、目標設定をすることは、従業員の能力開発にもかかせないものとなっています。

目標があることで、仕事のマンネリ化を少なくし、メリハリのある働き方ができるというメリットもあります。

ちなみに目標設定は一人で行うのではなく、上司と一緒に取り組むのが基本です。

まずは部署目標を設定し、それを達成するには自分はどのような仕事をしたらいいかを考えます。

・目標設定の流れ

目標設定の流れとしては、会社・部署目標にどう貢献するのかを見える化し、具体的な目標を立てます。

その後目標に対して今自分はどのくらいのレベルなのかを把握します。

そしてどのようにスキルをアップするか考え、能力開発に対する目標も決めます。

このとき、部下や後輩がいるときにはどのような指導をしていくかも目標にかかげます。

最後に上司が実績を評価し、人事部に報告します。

・具体的な目標設定とは?

具体的な達成するための目標を立てるには、「目標項目」・「達成基準」・「期限」・「計画」の4つをしっかりと決めましょう。

『具体的といってもそもそも目標が思いつかない…。』という人も多いのではないでしょうか。

目標のテーマは、すでに行っている業務の向上または改善、今まで行ってきたことの維持・継続、そして新しいことを取り入れる開発といったタイプがあります。

どれか一つのテーマにしぼってもいいのですが、新しいことに取り組むのは他のテーマと比べるとリスクが高めです。

成功すれば大きな評価ですが、失敗したときは危険ですよね。

そのためテーマごとに目標を立て、達成のリスクを分散するのも一つの手です。

目標が決まったら達成の基準を考えましょう。

目標を立てても、自分でゴールがどこかわからないと何を基準に頑張ったらいいのかわからず困りますよね。

次にその目標をいつまでに達成するのか期限を決めます。

短期的なのか長期的なのか期限を設けることが大切です。

あまりに長期的な目標ばかりでは、具体性がないのでバランスが大事です。

最後に達成するにはどのようにしたらいいか計画を立てること!

この計画性がないと日々の仕事に追われ、あっという間に時間がたってしまいます。

目標は数値化できるものは具体的に表し、モチベーションがあがる目標・努力すれば達成できる少し高めの目標を立てることが自分を成長させるポイントです。

秘書の目標設定のコツ

秘書が目標設定するときはどうしたらいいのでしょうか?

上司が仕事をしやすいように補佐をするのが秘書の役割ですが、具体的に数字に表すことも難しいですし、立ち振る舞いや気遣いを文字で表現することは至難の業です。

文字で表現したところで『そんな庶務や雑務なんてわざわざ書かなくても…秘書なんだから当たり前でしょう?』といわれてしまうようなことも…。

『本当はその業務をするのに、役員が相手だからみんなの何倍も何十倍も気を遣っているのに!』なんて思うこともあるでしょう。

秘書はこのような立場から目標設定を免除されることもあるようですが、やはり目標を明確にし、日々レベルアップしていきたいと思いませんか?

まず、秘書課に所属している秘書は、上司である秘書課長からの秘書課の目標から自分の目標を決めるといいでしょう。

秘書として立てやすい目標は業務改善!

業務のマニュアル化や定型業務の見直しなどがあげられます。

またペーパーレスで経費削減など、無駄をなくすといった目標もいいでしょう。

また秘書として所作を極めるというのもいいですね。

兼務秘書の場合は、秘書業務より所属している部署の目標をメインに考えた方がいいでしょう。

秘書課ではなく、兼務秘書はもともとその部署で上司に秘書が必要か必要でないか判断し、会社としてではなく部署で決めて秘書をつけることも多いです。

そのため秘書業務というより、上司の補佐は庶務と見られがちなのです。

庶務の目標ばかりでは向上心があまりないと見受けられがちです。

どんな仕事も「大事」なんですけどね…。

庶務業務だって、やってくれる人がいなかったら困るのに評価されないのは悲しいのですが、具体性にかけてしまうのです。

そのため、兼務秘書は3つ目標があるなら2つは部署の目標、1つは秘書業務の目標として考えるのがいいでしょう。

また秘書はやはり秘書検定の取得を目標にするのはどうでしょうか?

もう何年も秘書検定を目標にし、1級まで来てしまったなんて人もいると思いますが…。

資格を取ることは努力を見える化できますし、やはりビジネスマナーの見本となるような秘書を目指すのは素晴らしいことだと思います。

目標を「見える化」して仕事に取り組もう!

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秘書の目標設定は難しいですが、目標を立てることはとても大事なことです。

上司にとっても何を考えて仕事に取り組んでいるのか、また何に悩んでいるのかも把握できるのでいい機会になりますよ!

目標を見える化して、よりよい職場環境を目指しましょう!

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