役員から会食のセッティングをするように指示があったとき、秘書はどうすればいいのでしょうか？『このお店を予約して。』と指定してくれればいいのですが、お店はまかせると言われてしまったときには悩みますよね…。依頼されたときのお店の選び方や確認事項などの注意点をご紹介します。
役員から会食のセッティングを依頼されたら？
大事な取引先との会食。
役員から会食のセッティングを依頼されたら、秘書は何をしたらいいのでしょうか。
もしも上司が必要事項を言ってくれなかった場合、まず確認することがあります。
- 日時の確認
- 会食をするのは誰か
- 人数は何人か
- 料理の希望はあるか（和食、洋食、中華など）
- 予算の確認
日時は予約するのに絶対必要ですよね。
相手によってどのようなお店で会食するかも違ってきます。
また人数によっては、例えば大人数は入れないお店などもありますので確認しておきましょう。
お店が決まっていなくても料理の種類は希望があることがあります。
和食のお店を提案したら、上司から中華が良かったと後から言われても、せっかくリサーチした時間がもったいないですよね。
大まかな希望があるかどうか先に聞いておきましょう。
会食のお店の選び方や注意点
会食会場の選び方のポイントは、上司と取引先の好みを把握してお店を選ぶこと！
上司の好みは普段接しているので比較的わかるとは思いますが、秘書の立場では取引先の方のお店の雰囲気の好みくらいはわかっても、料理の好みまではなかなかわからないものです。
苦手なものやアレルギーがないか、まずは自分の上司に知っているか尋ねてみましょう。
何度もお会いしている人であれば、上司が把握している場合もあります。
わからない場合は、取引先の秘書や担当者、ご本人に確認してみてもいいでしょう。
お店は特別な理由がない限り、なるべく個室のあるお店を選びましょう。
お互い会社の情報を話すわけですから、他の人には聞かれたくないですよね。
個室の場合は、完全個室なのか半個室なのかも確認しましょう。
またテーブル席なのか、お座敷なのか、掘りごたつなのかなども確認しておきましょう。
会食の際はコース料理にすることが多いです。
コース料理の内容も確認するようにしましょう。
アクセス方法も調べておくようにしましょう。
タクシーや会社の車での移動であれば、最寄り駅から少し離れているお店でもいいですが、公共交通機関を利用して移動する場合は駅に近い方がいいでしょう。
会社の車で相手が来る場合、駐車スペースがあるかどうかも確認しておきましょう。
初めてのお店にいく場合は、できれば下見をするのがベストです。
ランチ営業なども行っているお店であれば、ランチに行って雰囲気を確認してくるのもいいですね。
また会食の際に手土産の手配がないかも確認しましょう。
そして、会食の前日にはお店にもう一度電話をしましょう。
当日行ったら予約が入っていなかったなんてことになったら大変です。
前日であっても予約が入っていないのは一大事ではありますが、他のお店を探したりするにしても当日よりは絶対にいいでしょう。
当日の支払いに関しては事前に確認しておきましょう。
請求書の対応をしてくれるところもあれば、現金のみでクレジットカードが使えないお店もありますので注意が必要です。
お店が決まったらご案内状を作成！
お店が決まり予約もできたらご案内状を作りましょう。
最近ではメールなどで済ませることも多いため、とくに案内状を作らない場合もありますので上司には確認してから作成します。
案内状には、日時・場所（住所・電話番号）・取引先の出席者・こちらの出席者を記載します。
このとき名前や役職を間違うのは大変失礼ですので充分に注意しましょう。
また地図やホームページのアドレスなども一緒に記載すると、より丁寧な案内文書となります。
お店の外観や、お料理の写真なども添えるとお店の雰囲気が相手に伝わり、さらに丁寧ですね。
会食のお店選びは重要！
会食のお店選びは重要なため、まかされたから勝手に予約するのではなく、きちんと上司と相談しながら決めましょう。
会食のお店はリストを作成しておくと便利です。
いきつけのお店なら多少わがままも聞いてもらえたりしますので、ここならはずさないというお店を作っておくことも大事です。
『〇円でこんな雰囲気のお料理で。』とお願いできるといいですよね。
お店の方を味方につけると接待もきっとうまく行きますよ！
普段から会食に使えそうなお店をリサーチしておくのもいいですね。
またもし自身も会食に参加した場合、翌日に相手にお礼の電話またはメールを入れておくといいでしょう。
招待したのにお礼？と思う方もいるかもしれませんが、時間を割いてお食事に来ていただきありがとうございますと一言伝えるだけで印象は違います。
仕事につながる素敵なおもてなしのできるお店を選びましょう！
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