秘書として大事なこと。向いている人の特徴・性格を解説します！

事務職で人気の秘書。秘書と聞くとどんな仕事を思い浮かべますか？『秘書って偉い人と一緒に仕事するんでしょう？なんかかっこいい…。』なんて理由で秘書を目指す人もいるかもしれません。秘書に向いている人の特徴や性格、秘書として大事なことを現役役員秘書が解説します。

Contents

1 秘書とは？
2 秘書の主な仕事内容
3 秘書に向いている人の特徴・性格とは？
4 秘書に向かない人の特徴・性格とは？
5 秘書はやりがいのある仕事！
6 秘書のお仕事.biz厳選！転職おすすめサイト！

秘書とは？

秘書は一言でいうとサポート役。

サポートするのは、企業の社長や役員、政治家、医者、弁護士、大学教授などさまざまです。

サポートするというのは、「言われたことをやるだけ。」という意味ではありません。

臨機応変な対応が求められ、その職域は幅広いもので、多岐に渡ります。

女性がセクシーな派手な格好で上司のご機嫌取り…なんていうのは漫画やテレビの世界のお話です。

秘書の主な仕事内容

秘書といっても役員秘書や議員秘書、医療秘書など職種によって仕事はさまざまですが、共通する代表的な業務は以下の通りです。

・スケジュール管理

秘書の代表的な仕事といえばスケジュール管理ですね。

効率よく仕事ができるようにスケジュールを管理します。

出張の際は、航空機・ホテルなどの手配をするのも仕事です。

会議が行われるときには、会議室の確保・会議案内の作成・会場設営などを行います。

・電話対応・メール、郵便物のチェック

アポイントの電話やメールの対応を行ったりするのも秘書の仕事です。

必要があれば上司に電話を取り次いだり、外出中や出張中で留守のときには伝言を承り、伝言を預かった際も緊急性を考え伝えるタイミングを判断したり、簡単に見えて実は重要な仕事です。

郵便物も上司が見やすいように整理し、セミナーのお知らせやダイレクトメールなどは上司宛でも必要な部署へ渡したり、親展以外は封を開けておくなどさまざまな工夫と気配りが大切です。

・来客対応

来社されたお客様の対応をします。

受付嬢や秘書は会社の顔といっても過言ではありません。

失礼がないように対応しなければいけません。

アポイントのないお客様には事情を伺い、上司の指示に従います。

上司が不在の場合は伝言を受けたり、書類を預かったりするときもあります。

アポイントのあるお客様はお見えになったら、『いらっしゃいませ。お待ちしておりました。』と応接室など、指示のあった部屋へ案内します。

応接室には上座と下座があり、お客様には上座に座っていただきます。

お茶出しも行います。

お茶出しはタイミングも大事です。

名刺交換中にはお茶出しは避けましょう。

また会話の邪魔をしないように出しましょう。

季節によって温かい飲み物・冷たい飲み物にしたり、お客様がコートをおめしの場合はハンガーにかけたり、傘をお持ちの際は傘立てをご用意したり、上司が電話中などで少々お待ちいただく場合は新聞や雑誌を用意したりなど、細かい気配りができる秘書は上司も鼻が高いです。

秘書なのでいきなり名乗ったり、必要以上に話をしたり、でしゃばったりすることはいけませんが、お客様からお話をしてくる可能性があります。

そんな時は笑顔で丁寧な対応をすることで会社のイメージもアップにもつながります。

こちらからも、天気が悪い日には『お足元が悪い中、お越しいただきありがとうございます。』と一言お声かけしたり、遠方からのお客様には『ご足労いただきありがとうございます。』という言葉が自然とでてくるといいですね。

・書類整理

上司の会議資料や確認済みの書類をファイリングしたりするのも秘書の仕事です。

マル秘の重要書類は鍵付きの書庫へ入れたり、ときには名刺の整理をしたり、地味ですが意外と時間のかかる仕事です。

・交際業務

取引先との食事会やゴルフコンペなどの接待の準備や、冠婚葬祭の電報の手配、お中元・お歳暮手配、ご案内状やお礼状などの文書作成など、交際業務も多岐に渡ります。

・経費精算

上司の出張旅費の精算や交際費の精算なども秘書の仕事です。

秘書に向いている人の特徴・性格とは？

秘書に向いている人の特徴や性格を見ていきましょう。

・几帳面な人

決められた業務をきちんとこなし、確認作業を怠らない几帳面な人は秘書に向いています。

秘書のミスは直接経営層のミスにつながることもあるので注意が必要です。

・気配りができる人

常に先のことを見据え、上司が何を求めているのかを考えることができるのも大事なことです。

・柔軟性がある人

マニュアル通りにしかできないタイプは秘書に向きません。

臨機応変に対応できる人は秘書に向いています。

・時間を守れる人

秘書に向いている・向いていないというより、時間を守ることは全員のマナーです。

秘書がついているということは、とても忙しいということがほとんどです。

暇であれば自分でやりますよね。

・人柄がいい人

これは美人という意味ではありません。

自然な笑顔で振る舞えること、動作が上品ということです。

・秘密を守れる人

秘書は経営層しか知らないような情報もいち早く知ることがあります。

秘密が守れず口が軽い人は向きません。

・コミュニケーションが円滑な人

たくさんの人と接する機会があります。

社内外ともにコミュニケーションスキルが必要とされます。

・冷静な人

不慮の事故など急なことにも、焦らず慌てず冷静な判断ができることは大切なことです。

・勘が鋭い人

上司が今何を思っているのか、口には出さなかったが本当はこういう意味だったのではないかと鋭い勘を持っている人は秘書に向いています。

・記憶力がいい人

忙しい上司に何度も同じことを聞くのはNGです。

また上司に『あのときに会った人の名前なんだっけ？』などと聞かれたときにすぐに答えられたり記憶力がいい人は向いています。

・ビジネスマナーや一般常識がある人

これは秘書に限らずの話ですが、とくに秘書は慶弔関係のマナーなどもくわしくないといけません。

慶弔関係は間違うと失礼にあたりますし、会社全体が失礼であるということになりかねないため注意が必要です。

・控えめでサポートを好む人

控えめだけど芯が強く、人を助けることにやりがいや生きがいを感じる人は秘書に向いています。

・観察力がある人

じろじろと人を見るのはあまりよくないですが、上司が何を求めているのか、どういうときに上司の気分がいいのか、また他の秘書の仕事のいいところをまねたり観察力がある人は向いています。

・さまざまな性格の人と付き合える人

企業の場合、一生その役員の秘書をやっていくわけではありません。

違う上司の担当になったときでもその上司の特徴をつかみうまく付き合っていける人は秘書に向いています。

秘書に向かない人の特徴・性格とは？

逆に秘書に向かない人は、言うまでもなく秘書に向いている人の性格のまったく正反対の人です！

がさつ・ずぼらだったり、ゴシップ好きですぐに秘密をばらしたり、自己主張が強く自分が主役になりたい人は向きません。

感情がすぐに表情に出てしまう人なども注意です。

また、自分も偉くなったと錯覚し、上司と同じように他の社員に振る舞うような人も秘書には向きません。

力があるのは上司です。

秘書が偉いわけではないのです。

秘書はあくまでもサポート役なので、円滑に仕事が進むようにいろいろな人と良い関係を築く必要があります。

秘書はやりがいのある仕事！

秘書に向いている人の性格をご紹介しましたがいかがでしたか？

漠然とかっこいい！というイメージもある秘書ですが、言われることだけをやるわけではなく、理不尽なこともたくさんあり、他の仕事と同様にさまざまな困難にぶつかることもあります。

それでも秘書は経営層の近くで仕事ができる、とてもやりがいのある仕事です。

人のために働きサポートすることに生きがいを感じる人にはぴったりです！

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