秘書の求人が少ない？秘書の仕事の探し方。

秘書になりたいと考え就職や転職を考えて求人を見ると、『秘書の求人って少ない…？』と思うことはありませんか？その理由はなんなのでしょうか？今回は秘書を目指している人に、秘書の仕事の探し方をご紹介します。

秘書の仕事って？どんな人が向いている？

秘書は一言でいうとサポート役。

秘書といっても役員秘書や議員秘書、医療秘書など職種によって仕事はさまざまですが、共通する代表的な業務は以下の通りです。

・スケジュール管理

秘書の代表的な仕事といえばスケジュール管理ですね。

効率よく仕事ができるようにスケジュールを管理します。

出張の際は、航空機・ホテルなどの手配をするのも仕事です。

会議が行われるときには、会議室の確保・会議案内の作成・会場設営などを行います。

・電話対応・メール、郵便物のチェック

アポイントの電話やメールの対応を行ったりするのも秘書の仕事です。

必要があれば上司に電話を取り次いだり、外出中や出張中で留守のときには伝言を承り、伝言を預かった際も緊急性を考え伝えるタイミングを判断したり、簡単に見えて実は重要な仕事です。

郵便物も上司が見やすいように整理し、セミナーのお知らせやダイレクトメールなどは上司宛でも必要な部署へ渡したり、親展以外は封を開けておくなどさまざまな工夫と気配りが大切です。

・来客対応

来社されたお客様の対応をします。

受付嬢や秘書は会社の顔といっても過言ではありません。

失礼がないように対応しなければいけません。

アポイントのないお客様には事情を伺い、上司の指示に従います。

上司が不在の場合は伝言を受けたり、書類を預かったりするときもあります。

・書類整理

上司の会議資料や確認済みの書類をファイリングしたりするのも秘書の仕事です。

マル秘の重要書類は鍵付きの書庫へ入れたり、ときには名刺の整理をしたり、地味ですが意外と時間のかかる仕事です。

・交際業務

取引先との食事会やゴルフコンペなどの接待の準備や、冠婚葬祭の電報の手配、お中元・お歳暮手配、ご案内状やお礼状などの文書作成など、交際業務も多岐に渡ります。

・経費精算

上司の出張旅費の精算や交際費の精算なども秘書の仕事です。

秘書に向いている性格は一般的に次の通りです。

・几帳面な人

・気配りができる人

・柔軟性がある人

・時間を守れる人

・人柄がいい人

・秘密を守れる人

・コミュニケーションが円滑な人

・冷静な人

・勘が鋭い人

・記憶力がいい人

・ビジネスマナーや一般常識がある人

・控えめでサポートを好む人

・観察力がある人

・さまざまな性格の人と付き合える人

秘書は花形、秘書というとなんかかっこいい、偉い人と仕事ができると優越感が得られるのではないかと考える人もいるようですが、実際は理不尽なことも多いので、いいことばかりなのではないかと考える人はギャップがありすぎて向かないかもしれません。

秘書はひたすら謙虚でなければいけない職業です。

秘書の仕事が少ない理由

秘書の仕事を検索してもなかなか見つからないことって多いですよね？

それもそのはず、秘書は新卒や未経験ではなかなかつけないことが多いのです。

なぜなら会社のことをよく知らない人をいきなり重役の秘書にするということはあまりありません。

また新卒や未経験を育てる余裕がなく、経験者で即戦力を求めていることも多いのです。

日本の場合、東京や大阪が本社の会社が多いと思います。

民間企業の場合、秘書室や秘書課は本社にあることがほとんどです。

そのため、民間企業の秘書の求人は場所によってはかなり少ないのです。

大企業以外は、「秘書」と専属で募集するというのが少ないということも秘書の求人が探しにくい理由の一つです。

中小企業は、秘書の仕事だけではなく他の仕事もしながら重役の補佐を行うという体制をとっているところが多いのです。

そのため表向きはわざわざ秘書という職業で求人を出さず、一般事務や総務事務などの事務職の仕事の一部とされていることがあります。

秘書の求人の探し方

秘書の求人はなかなか見つけづらいことがわかりましたね。

では秘書の求人はどう探したらいいのでしょうか？

まずは「秘書」ばかりにこだわらず、「事務職」に幅を広げてみましょう。

そもそも秘書にも事務処理能力は必須です。

最初は秘書の仕事ができなくても、適性を認められれば異動することができるかもしれません。

また、大企業は求人を目立つ形で出さない傾向があります。

そのため派遣会社や転職エージェントなども利用しましょう。

誰でも見られる求人には載っていない情報が手に入りますよ。

秘書になるチャンスを見逃さないで！

どうしても秘書になりたい！という人は、場所を選ばず東京などで就職すると可能性が広がるかもしれませんね。

秘書以外でも就職や転職はタイミングやときには運もあります。

常にチャンスを逃さないように、日々スキルを磨いていきましょう！