準備が肝心! 担当役員が退任する時に秘書としてやるべきこと７つ

年度末や株主総会の時期は役員の入れ替えが多いですよね。自分の担当役員が退任するときは、秘書は何をしたらいいのでしょうか？まだ1人しか担当したことがない秘書は、役員が退任するといっても何を準備したらいいのか戸惑いますよね。今回は自分が担当している役員が退任するときに秘書としてやるべきことをご紹介します。

退任とは？辞任とは違うの？

退任とはそもそもどんな意味かわかりますか？

退任と似た言葉で辞任という言葉があります。

どちらも役員をやめることに変わりはないのですが、退任は任期満了など本人の意思とは関係なくやめることで、辞任は自分の意思でやめることと区別されています。

ちなみに会社の意向で役職をやめるときは、解任ともいいます。

似たようで、ちゃんとそれぞれ意味があるんですね。

担当役員が退任するときに秘書がやること

まず取締役が退任する場合、2週間以内に本店所在地の管轄する法務局へ取締役の変更の登記申請をしなくてはいけないのですが、これは秘書ではなく総務部などが行うことです。

秘書はまず引き継ぎに必要なものを準備しましょう。他にもいろいろと準備することがあります。

・名刺を作る

最初に必要なのは、名刺です。

退任する上司と新任の上司があいさつ廻りをするときに必ず必要になります。

一般的な名刺でもいいのですが、挨拶用に作る場合もあり、「新任御挨拶」などすでに印字した名刺を作成したり、ゴム印で名刺に押すこともあります。

上司とどのような名刺を作るか相談しましょう。

また、年度末や年度始めなど異動が多い時期は名刺の発注も混みあうため、早めに手配しましょう。

・挨拶状の作成・発送

挨拶状の準備も名刺と同じく早めに準備をしなくてはいけません。

新任のみで送る場合と、交代のため連名で送る場合があります。

どのような挨拶状を作るかも上司と相談するようにしましょう。

また、発送先のリストを作るようにしましょう。役職や名前など間違いがないか一人ではなく複数人でチェックするようにしましょう。

・あいさつ廻りのアポ取り

通常あいさつ廻りのアポイントはその会社の担当者が行いますが、秘書が連絡を取ることもあります。

あいさつ廻りは1日1件ではなく、数件廻ることが多いのでアポイントの際は多少時間が前後することがある旨を伝えましょう。

・スケジュール表の準備

新しい上司のスケジュールを管理するために、専用のスケジュール表を作成しましょう。

・印鑑などの準備

代表者印やゴム印などの名前が変わるので、こちらも発注するようにしましょう。

・書類整理

新しい役員が引き継ぐ資料などはそのままでいいですが、個人的な資料や私物はどうするか上司と相談しましょう。

また、自宅に送るような荷物があれば、退任の際にまとめて送るようにしましょう。

・送別会（慰労会）の準備

本人が不本意な退任や特別な理由がなければ、役員が退任する場合は、社内で送別会（慰労会）を行うことになるでしょう。

部署内で行うこともあれば、役員となると社内の人を集め、ホテルなどで行う可能性もあります。

送別会の会場がホテルとなると、秘書は受付をする可能性もあるので、どのようなことをすればいいのか確認しておきましょう。

担当役員が変わるときには早めに準備を！

担当役員が変わるときには、あいさつ廻りで使用する名刺や挨拶状は早めに準備しましょう。

新しい上司のリサーチもしておきましょう。

意外とこれが一番大事かもしれませんね。

新しい上司がどのような人なのか、経歴やその人をよく知る人に聞いてみましょう。

これからどのようにサポートしていけばいいのかヒントを得られるはずです。

新しいボスを担当することになった場合は、前の上司をサポートしていた自分の方がくわしいこともありますが、聞かれてもいないのにでしゃばって自分の意見を述べたり、前の上司がこうだったからと判断したり、勝手な行動をとってはいけません。

秘書としての謙虚さを忘れてはいけません。

また、求められてもいないのに、前の上司はこうやっていたからと決まりを押し付けるようなこともしてはいけません。

退任した上司に感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。

大きな会社になると、取締役は退任したあとも顧問や相談役として在籍する場合が多いので何かと仕事をする機会があったりしますが…。

最近は退任した顧問や相談役が大きな影響力を持っている会社も多いですよね。

（現役の人を困らせるような顧問や相談役を見ていると、個人的に引き際って肝心だなと筆者はひそかに思っています。笑）

新しい上司からも信頼を勝ち取れるよう、性格や特徴をつかみよりよい人間関係を作ってくださいね。

もしも新しい上司との仕事の仕方に悩んだときは、前に秘書業務を行っていた人にアドバイスを求めてみるといいでしょう。

また就任の際は、社外からお祝いの電報や胡蝶蘭などが届くことが多いです。

お礼状を出すことになりますので、用意しておくと焦りませんよ！