秘書検定２級の「技能 文書の取り扱い」の攻略法。覚えておくことは？

秘書検定は、秘書に限らず学生にも社会人にもチャレンジしてほしい資格の一つです。秘書検定はビジネスマナーはもちろんのこと、人としての振る舞いが学べる資格です。今回は秘書検定2級の「技能　文書の取り扱い」について勉強のコツをご紹介します。

秘書検定とは？

秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が行っている民間資格で、文部科学省後援のビジネス系検定です。

受験資格はとくになく、誰でも何級からでも受けることができます。

3級・2級・準1級・1級の4つにわかれており、3級・2級は筆記試験のみ、準1級・1級は筆記試験と面接試験が行われます。

筆記試験は、3級・2級・準1級は選択問題（マークシート）と記述問題があり、級が上がるにつれ、記述問題の比率が高くなります。

1級はすべて記述式です！

筆記試験の内容は、大きく2つにわかれており、「理論」と「実技」です。

理論は、「必要とされる資質」・「職務知識」・「一般知識」。

実技は、「マナー・接遇」・「技能」となっており、理論・実技ともに60％以上で合格となります。

準1級・1級の面接試験は、筆記試験とは別日に開催され、筆記試験を合格した人のみ受けることができます。

面接試験の内容は、あいさつ・報告・状況対応ができるかを見られ、体勢・動作・話し方・言葉遣い・身だしなみなどをチェックされます。

合格基準は明確にはなく、苦労する人も多いようです。

レベルは簡単に言うと、3級は新米秘書、2級は基本的なことはわかる秘書、準1級は先輩と後輩の間にはさまれる中堅秘書、1級は役員を担当する上級秘書といった感じです。

秘書検定2級の「技能　文書の取り扱い」攻略法！

今回は秘書検定2級の技能の中の「文書の取り扱い」についてくわしくご紹介します。

まず「文書の取り扱い」では、「受信文書」すなわち郵便や宅配便などの取り扱いと、「秘文書」の取り扱いについて問題が出されます。

特に「マル秘文書」の問題は出題頻度が高い問題なので隅々までチェックしておきましょう。

では具体的にどのようなことを抑えればいいのか見ていきましょう。

・受信文書

まず受信文書は、秘書が開封してもいい文書と開封してはいけない文書をしっかりと覚えることが大切です。

開封してもいい文書は、公信（社用封筒）で来ているもの、ダイレクトメール類です。

一方開封してはいけない文書は、私信（プライベートのもの）、公信でも親展や書留、マル秘扱いのもの、公信か私信か区別がつかないものです。

3級であれば、ここまででOK！

どの受信文書の渡し方が不適切か選びなさいといった問題が出され、だいたい「親展を封だけ切って渡している」なんていう間違った答えが見つかります。

しかし2級の受信文書問題はさらに突っ込まれます。

2級の場合は、この受信文書の見やすい渡し方も聞かれる場合があります。

急ぐ書類は上にしたり、招待状にはその日の予定のメモをつけ出欠を尋ねるなどなど、気の利いた仕事の仕方を問われるのです。

身構える必要はありませんが、開封する・しないだけではなく、その先の扱い方も勉強しておきましょう！

・「秘」文書

「秘」文書の取り扱いはよく出題されます。

社内での扱い方、社外への郵送方法、保管の仕方の3つをしっかり覚えておきましょう。

社内では、机の上ではさりげなく裏返すか机の中にしまうのが基本です。

離席する場合も机の中に入れましょう。

持ち歩くときは、そのまま「秘」文書を見せながら歩くのはNGです。わからないように無印の封筒に入れましょう。

コピーするときは、なるべく人がいない時間帯・場所を選び、必要な枚数のみ取るようにしましょう。自分の控えなどはいりません。

間違えてコピーしたときは、速やかにシュレッダーへ！

よくありがちなのが、「秘」文書の原稿を置き忘れること。気をつけましょう。

社外の郵送方法は、まず2重封筒にしましょう。

1枚目の封筒には「秘」の印を押しましょう。2枚目は「親展」を押します。

どちらも透けない封筒にしましょう。外側にくる2枚目には「秘」は絶対に押さないようにしましょう。

（わざわざ「秘」なんて押してあったら、心理的に見たくなりますよね？笑）

郵送方法は書留扱い（書留・簡易書留）にします。

発送前に文書簿に、記録しておきましょう。

郵送後は先方に「秘」文書を送ったことを電話で連絡しましょう。

「秘」文書の保管については、一般的な書類の入った文書とは別にし、鍵のかかる場所へ保管しましょう。

「秘」文書については、かなりの出題確率で、2級の場合記述問題になることもあるのでしっかり覚えておいてくださいね！

何度も問題を解いてみましょう！

秘書検定2級は独学でも充分合格できる！

秘書検定の2級はしっかり勉強すれば独学でも充分に合格できるレベルです。

秘書検定はとにかく問題数をこなして、問題の出し方のクセをいち早く見つけるのがポイントです。

いろいろな問題を解くと、『これ、前にも似た問題をやった気がする…。』という問題が必ず出てきます。

最初は言葉にされると、何を言っているんだろう？とわからなくても慣れてくるので大丈夫です！

また秘書検定の勉強をしていると、たまにイラっとします。笑

『こんなこと忙しい上司にしていられるか！』、『上司がこんなにいい人じゃない…この先の対処法が知りたい。』などなど、きれい事な問題もあるからです。

そんなときは、勉強の手をとめていったん落ち着きましょう。

一生懸命頑張るみなさんの合格を願っています！

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