秘書検定2級の「環境、事務用品の整備」の攻略法。覚えておくことは?

秘書検定は、秘書に限らず学生にも社会人にもチャレンジしてほしい資格の一つです。秘書検定はビジネスマナーはもちろんのこと、人としての振る舞いが学べる資格です。仕事をしていくうえで役立つ知識がたくさんつまっています。今回は秘書検定2級の「環境、事務用品の整備」について勉強のコツをご紹介します。

秘書検定とは?

秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が行っている民間資格で、文部科学省後援のビジネス系検定です。

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受験資格はとくになく、誰でも何級からでも受けることができます。

3級・2級・準1級・1級の4つにわかれており、3級・2級は筆記試験のみ、準1級・1級は筆記試験と面接試験が行われます。

筆記試験は、3級・2級・準1級は選択問題(マークシート)と記述問題があり、級が上がるにつれ、記述問題の比率が高くなります。

1級はすべて記述式です!

筆記試験の内容は、大きく2つにわかれており、「理論」と「実技」です。

理論は、「必要とされる資質」・「職務知識」・「一般知識」。

実技は、「マナー・接遇」・「技能」となっており、理論・実技ともに60%以上の正解で合格です。

準1級・1級の面接試験は、筆記試験とは別日に開催され、筆記試験を合格した人のみ受けることができます。

面接試験の内容は、あいさつ・報告・状況対応ができるかを見られ、体勢・動作・話し方・言葉遣い・身だしなみなどをチェックされます。

合格基準は明確にはなく、苦労する人も多いようです。

レベルは簡単に言うと、3級は新米秘書、2級は基本的なことはわかる秘書、準1級は先輩と後輩の間にはさまれる中堅秘書、1級は役員を担当する上級秘書といったところでしょうか。

秘書検定2級の「環境、事務用品の整備」攻略法!

今回は秘書検定2級の技能の中の「環境、事務用品の整備」についてくわしくご紹介します。

働きやすいオフィス環境を整えるのも秘書の大切な業務の一つということで、役に立つので覚えておきましょう。

大きくわけて3つのポイントがあります。

◇室内環境

一番よく出題されるのは、秘書と上司の机のレイアウトです。

問題はパターン化されているので、繰り返しやれば覚えられます。

レイアウトの基本を確認しておきましょう。

上司の机は入り口から見えない位置に配置します。

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外の光が左側、もしくは背中から入る位置が望ましいとされています。

上司の部屋に応接セットを置く場合は上司が下座へ座りやすい位置に置きます。

そして、上司と秘書が同じ部屋になる場合、いくつか注意点があります。

上司と秘書の机は向かい合わせにならないようにします。

秘書の机は、人の出入りがわかるように入り口のドアの近くがいいのです。

来客が秘書の机の前を通って上司の元へ行けるように配置します。

また、秘書の席から応接に座っている来客と視線が直接合わないようにするのがポイントです。

レイアウトについてはこれさえ覚えておけば、どんな問題が出題されても大丈夫です。

レイアウトと合わせて覚えておきたいのは室内環境の整え方です。

照明は直接照明よりも間接照明が望ましいとされています。

防音のために、上司の部屋にはドアを強制的に閉めるための金具のドアチェックをつけましょう。

その他の防音対策として厚手のカーテンや吸音材を使う方法があります。

空調については、夏は25~27℃、冬は20~22℃が適正温度とされています。

レイアウトと合わせて出題されることが多いので覚えておきましょう。

◇事務用品

出題頻度は高くありませんが、シュレッダーやプロジェクター、スキャナなどの事務用品の基本的な機能と役割を軽く覚えておきましょう。

◇掃除

掃除に関しても出題頻度はそこまで高くないので、さらっと覚えておきましょう。

置物や油絵は羽ばたきを使って掃除します。油絵は洗剤で拭いてはいけません。

応接セットはからぶきまたはブラシで汚れをこすります。クロスやカバーは週1で取り替えるのがベストです。

観葉植物はふきんを水で濡らし、固く絞って優しく拭きます。

秘書検定2級は独学でも充分合格できる!

秘書検定の2級はしっかり勉強すれば独学でも充分に合格できるレベルです。

秘書検定はとにかく問題数をこなして、問題の出し方のクセをはやく見つけるのがポイントです。

いろいろな問題を解くと、『これ、前にも似た問題をやった気がする…。』という問題が必ず出てきます。

最初は言葉にされると、何を言っているんだろう?とわからなくても慣れてくるので大丈夫です!

出題の可能性は低いかもしれませんが、上司と秘書の部屋のレイアウトを書く記述問題が練習問題として出ている本もありますので、しっかりと覚えておきましょう。

レイアウトを見ているだけより、一度でいいので絵に書いてみると覚えやすいですよ。

一生懸命頑張るみなさんの合格を願っています!

一緒に頑張りましょう!

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